Торгово-промышленная палата Алтайского края
Группа компаний «1С-Галэкс» – эксперт в оптимизации бизнес-процессов с помощью передовых решений на базе платформы 1С, обеспечивающих устойчивый рост и развитие организаций. Компания разрабатывает индивидуальную стратегию, основанную на глубоком понимании потребностей и целей клиентов.
Наряду с продажей программных продуктов и сервисов 1С, эксперты компании реализуют их адаптацию, разработку на базе 1С, а также тщательную настройку под уникальные рабочие процессы, обеспечивая автоматизацию и оптимизацию деятельности.
ГК «1С-Галэкс» осуществляет комплексное сопровождение 1С, включающее оперативную поддержку, консультации по вопросам учета и обеспечение стабильной работы программ 1С.
Бумажный кадровый документооборот до сих пор остается источником лишних затрат, задержек и рисков. Документы нужно печатать, передавать, согласовывать, хранить, искать и при необходимости подтверждать факт ознакомления. В результате даже простые кадровые процессы затягиваются, а вероятность ошибок, потери документов и споров с сотрудниками возрастает. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) помогает перевести всю работу в единый цифровой контур, сократить рутину и сделать процесс прозрачным и управляемым.
Крупный многопрофильный медицинский центр КДЦ «Добрый доктор» (г. Барнаул) столкнулся с классической проблемой растущего бизнеса: три филиала, более 230 сотрудников, сложная структура согласования и полный «бумажный» кадровый цикл.
Решением стало внедрение системы кадрового электронного документооборота «1С:Кабинет сотрудника» совместно с ГК «1С-Галэкс», что помогло ускорить процесс согласования, сократить бумажную нагрузку и снизить кадровые риски. Для организации это стало не просто техническим обновлением, а переходом к более удобной и надежной модели работы с кадрами.
До перехода на КЭДО в КДЦ «Добрый доктор» кадровая служба работала в полностью бумажном режиме. Это создавало сразу несколько трудностей.
Сложная схема согласования. В центре действует сложная структура согласования отсутствий. Заявления на отпуск, отгулы, командировки и другие документы следуют не по простому маршруту. В согласовании участвует не только руководитель подразделения, но и сотрудник, имеющий полномочия для принятия решений. Из-за этого бумажный процесс мог растягиваться на несколько дней, особенно если кто-то из согласующих находился не на месте.
Территориальная разобщенность. У центра три филиала, расположенные в разных районах города. Это означало, что передача и подписание документов между структурными подразделениями занимали время, а сотрудники и специалисты кадровой службы тратили рабочие часы на перемещение бумаг и ожидание подписей. Доставка бумаг между филиалами отнимала свыше 4 часов рабочего времени в неделю.
Полностью бумажный документооборот. Кадровая служба работала с большим количеством бумажных документов. Каждый приказ, заявление или уведомление требовал ручной подготовки, печати, передачи, хранения и последующего поиска. Это означало тонны распечатанных приказов и заявлений, десятки папок в архиве, длительное согласование и подписание каждого документа, что увеличивало нагрузку на специалистов.
Результат внедрения оказался заметным уже на старте. К системе КЭДО подключили 100% сотрудников центра, а весь кадровый документооборот был переведен в электронный вид.
Кадровая служба получила возможность готовить документы прямо в 1С и сразу направлять их сотрудникам. Это сократило объем ручной работы и избавило от постоянной бумажной волокиты. Сотрудникам больше не нужно лично забирать документы в бухгалтерии, а значит, экономится рабочее время и снижается количество лишних обращений. Скорость согласования отпусков и других заявлений заметно выросла.
Переход на КЭДО дает не только удобство, но и реальный экономический эффект. Снижаются затраты на печать, хранение и пересылку документов, высвобождается время специалистов, а сама система работы становится более управляемой и устойчивой.
Сегодня КДЦ «Добрый доктор» продолжает работу в цифровом формате уже более 3-х лет при поддержке специалистов ГК «1С-Галэкс». Внедрение кадрового электронного документооборота помогло КДЦ «Добрый доктор» перевести работу в единый цифровой контур, сократить рутину, ускорить согласование документов и снизить риски, связанные с человеческим фактором. Организация получила надежное хранение документов, электронный архив, соответствие требованиям законодательства и ощутимый экономический эффект.
Опыт КДЦ «Добрый доктор» показывает, что кадровый электронный документооборот – это не только инструмент автоматизации, но и важный шаг в развитии современной системы управления персоналом. Переход на КЭДО позволяет организациям повысить эффективность кадровых процессов, обеспечить прозрачность взаимодействия между сотрудниками и работодателем, сократить административные издержки и создать надежную основу для дальнейшей цифровой трансформации. В условиях растущих требований к скорости и качеству бизнес-процессов цифровые кадровые решения становятся неотъемлемой частью устойчивого развития организации.
Константин Яловой,
председатель Совета ТПП Алтайского края
